Herramientas para académic@s: respaldar correos-e

A tod@s nos ha pasado.

De repente me hackearon y ya no puedo entrar a mi cuenta de correo. De repente todo está borrado. De repente el servidor de mi institución tiene un problema y pierde correos. De repente Yahoo o Google sufren un ataque cibernético. De repente me despiden y ¿donde encuentro ahora los datos de mis contactos?

Si bien el correo electrónico está perdiendo peso en la comunicación cotidiana (donde dominan las redes sociales), sigue siendo de suma importancia como herramienta laboral - prácticamente ha sustituido la correspondencia formal de antaño. Entramos en contacto con nuevas personas, enviamos trabajos, nos enteramos de acontecimiento de nuestro ambiente y coordinamos colaboraciones.

Una de las ventajas (y desventajas) de los correos electrónicos es que son cuasi-archivales - rastreables, no tan permanente como el papel, pero sí con una vida que se cuenta en décadas. Desafortunadamente, les pueden pasar cosas, como mencioné arriba. Así que eviten esta situación:

... y hagan RESPALDOS, de preferencia en varios lugares. Alguna gente usa un cliente de correos, como Outlook, que se puede configurar para que transfiera los correos automáticamente a la computadora. Pero, tiene sus desventajas si uno trabaja en varias computadoras, p.ej., una en la casa y otra en el trabajo.

Entonces, les quiero presentar algunas posibilidades para respaldar correos en una computadora en archivos que se pueden mover de una máquina a la otra, y sin afectar a las cuentas de correo en sí.

Lo que uso regularmente, sobre todo para mi correo del trabajo, es un programa que se llama Mailstore; tiene una versión de paga para empresas, y una versión gratuita (!), Mailstore Home, para usuarios individuales. El enlace para bajar la versión original en inglés es http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx; también pueden googlear versiones en español.

Este programa es muy fácil de usar, simplemente se indican las carpetas que se desean guardar, se corre de vez en cuando para tener los correos más recientes, se pueden abrir y buscar, cada vez que se hace respaldo se borran y añaden los correos como las tienes en tu cuenta, y hace un archivo que puedes transferir a un disco duro externo o algún otro dispositivo. Nada mas cuidado: una vez que está en tu compu, cualquiera que tiene acceso a ésta puede leer tus correos. Si contienen material confidencial, es aconsejable proteger la carpeta o el dispositivo con una palabra clave.

Funciona para los correos de Windows y Microsoft (como el Outlook Web App que tenemos en el trabajo), para Gmail, Mozilla Thunderbird y para Yahoo.

Google tiene otra alternativa: vas a la página Takeout, y te permite respaldar muchas partes de tu cuenta, como blogger, tu calendario, tus contactos, lo que tienes en drive, y también tus correos.

Desafortunadamente, todavía no he encontrado una herramienta fácil para respaldar a mis correos en Hotmail. Si googlean Hotmail backup aparecen una serie de programas, pero no sé qué tan buenos y confiables son y no los he probado. Una posibilidad sería configurar la cuenta (en Opciones-Cuenta-Reenvío) de tal manera que mande una copia de todos los correos a otra cuenta, p.ej. en Gmail. Pero esto no parece muy satisfactorio. Así que si alguien ha encontrado una manera fácil y rápida para respaldar una cuenta de Hotmail, agradezco un comentario.